Tochtorganisatie

Meegaan met een skitoer gaat net zo gemakkelijk als vroeger:

1. je kiest een tocht en je schrijft je in voor een groep
2. als er genoeg deelnemers zijn gaat de tocht door
3. je krijgt alle benodigde informatie
4. je maakt je geld over
5. ergens op een parkeerplaats of in een kroeg in de Alpen staat er een UIAGM berggids voor je klaar en zijn de hutten voor je gereserveerd

Om dat alles zonder bureauorganisatie in Nederland te doen, hebben we een paar zaken anders georganiseerd. Hier lees je alles over de manier waarop de tochten georganiseerd worden.

Kiezen van een tocht

Veel mensen hebben zelf geen vaste groep vrienden, waarmee ze gaan toeren. We hebben daarom een aantal tochtsuggesties met daarbij al een voorstel voor een datum. Daaruit kun je een tocht kiezen die past bij jou wensen, conditie en ervaring. Door deze opzet, wordt de belangstelling van mensen samengebracht in een aantal concrete tochten. In de praktijk blijkt dat de enige manier om voldoende mensen bij elkaar te brengen voor een tocht. Een open oproep om te gaan toeren, levert vrijwel nooit iets op.

Er zijn ook toerskiërs die regelmatig met dezelfde mensen op pad gaan. Deze groepen kunnen natuurlijk ook inschrijven voor één van de tochtsuggesties die wij al hebben gepubliceerd. Het is echter ook mogelijk om een andere tocht te organiseren. Daarvoor kun je het beste even een mailtje sturen met je wensen, dan kunnen we je wat ideeën leveren. Als je nog een extra deelnemer voor je groep zoekt, dan kan de tocht ook nog op de website worden gepubliceerd. Je moet dan wel zelf de omschrijving maken.

Op elke tochtpagina vind je alle benodigde informatie om je een goed beeld te geven van de tocht. Wij vragen iedereen die de betreffende tocht al eerder gemaakt heeft, om deze informatie te verrijken en details en ervaringen toe te voegen. Je kunt ook vragen toevoegen die dan door andere toerskiërs of tochtgenoten beantwoord kunnen worden. Voor alle informatie over de tochten geldt dat deze een indicatief karakter heeft. Afwijkingen van het voorgenomen programma, vanwege bijvoorbeeld het weer of de lawinesituatie, zijn bij toerskiën vanzelfsprekend soms nodig. Alle informatie over bijkomende kosten is gebaseerd op prijzen zoals bekend in de voorafgaande zomer. In het volgende jaar kunnen die natuurlijk iets afwijken.

Inschrijven via DigiTrees

Vroeger boekten wij onze skitoeren bij Trees, maar die geniet van een vervoegd pensioen. Niet getreurd. Vanaf nu kun je inschrijven via DigiTrees: het registratiesysteem voor iedereen die samen met anderen wil toerskiën. DigiTrees verzorgt de administratie voor de coördinator, deelnemers en gidsen en is 24/7 bereikbaar. Dat is reuze gemakkelijk, maar we gaan die warme stem aan de telefoon toch nog heel erg missen.

Als er genoeg deelnemers zijn gaat de tocht door

Voor elke tocht geldt er een minimumaantal en een maximumaantal deelnemers. Het maximum wordt bepaald door wat het gidsenbureau als veilig ziet. Voor het minimumaantal geldt de doorwrochte formule: min = max – 1. Tot zes weken voor vertrek kunnen mensen inschrijven voor een tocht. Zodra een groep vol is, krijgt de coördinator bericht van DigiTrees en geeft de groep de boeking door aan het gidsenbureau.

Als zes weken voor vertrek het minimumaantal deelnemers precies gehaald is, dan gaat de tocht ook door. Mocht zich nog iemand melden, dan kan die meestal nog mee, maar de andere deelnemers hebben alvast de zekerheid over het doorgaan van hun vakantie.

Als op dat moment het minimumaantal deelnemers niet is bereikt, dan wordt de tocht automatisch door DigiTrees verwijderd. Iedereen die heeft ingeschreven krijgt van DigiTrees een mailtje. Indien deelnemers met een kleiner aantal op pad willen, dan mag dat ook, vanzelfsprekend gaan de kosten dan iets omhoog.

Coördinator is centraal punt in de groep

Voor elke groep is er een coördinator. De coördinator is het centrale aanspreekpunt voor de groep en voor de gids. De coördinator heeft een iets grotere rol dan je in het verleden bij de tochten van bijvoorbeeld de oude skitoerencommissie gewend was:

• de coördinator modereert de discussies op de tochtpagina
• de coördinator controleert of de mensen die zich aanmelden, wel de juiste ervaring hebben
• de coördinator zorgt er voor dat iedereen zich opgeeft bij het gidsenbureau, zodra de groep vol is. Via DigiTrees kan hij alle informatie daarvoor krijgen
• de coördinator verzorgt namens de groep de communicatie met het gidsenbureau
• de coördinator zorgt ervoor dat iedereen tegen het einde van de toer een advies krijgt voor een volgende tocht en dat dit advies aan het profiel van de deelnemers wordt toegevoegd
• de coördinator organiseert een preünie (om elkaar even te treffen voor je op pad gaat en om bijvoorbeeld samen reisafspraken te maken) en een reünie
• de coördinator controleert aan het begin van de tocht de gidsenkaart van de berggids. Dat is een formaliteit, maar iemand met zo’n zware opleiding zal die kaart altijd met trots laten zien.

De coördinator heeft geen speciale alpiene of skitechnische bekwaamheden. Hij gaat gewoon op vakantie, net als alle andere deelnemers. Hij heeft op de berg dezelfde verantwoordelijkheden als ieder ander. De coördinator krijgt geen vergoeding voor zijn werkzaamheden. In de tijd van E-mail en Skype hoeven er geen postzegels meer geplakt te worden en dure belrondes zijn ook niet meer nodig. Stencillen van informatie hoeft ook niet meer. Een autorit is tegenwoordig net zo duur als een maaltijd voor 5 gasten, dus een preünie kan ook met een fles wijn of een doos bonbons worden verevend. Normaal zullen er dus weinig kosten gemaakt worden voor het organiseerwerk. Als er toch een keer kosten gemaakt moeten worden voor de organisatie van de tocht, dan dienen de deelnemers daarover vooraf afspraken te maken en de kosten onderling te verrekenen.

Extra informatie via website en preünie

Via de website krijgen mensen die zich hebben ingeschreven nog extra informatie over de tocht die ze willen maken. Op de tochtpagina wordt extra informatie zichtbaar wanneer je inschrijving actief is geworden. Je moet daarvoor wel ingelogd zijn. Daarnaast is er tijdens de preünie de mogelijkheid om nadere afspraken met elkaar te maken en informatie uit te wisselen.

Boeken en betalen direct bij het gidsenbureau

Je boekt als groep direct bij het gidsenbureau. Iedere deelnemer krijgt een persoonlijke factuur van het gidsenbureau en maakt zelf zijn geld over. Vroeger was internationaal betalen een heel gedoe. Sinds de invoering van IBAN is een betaling naar een ander EU-land net zo gemakkelijk als een betaling in Nederland. Wij werken daarbij met gidsenbureau’s waar wij al jaren zeer goede ervaringen mee hebben.

Toerskien.org en haar initiatiefnemers zijn geen contractpartij tussen deelnemers en het gidsenbureau. Daardoor wordt een hele laag uit de kostenstructuur gesneden. Alle prijzen zijn door het gidsenbureau gecalculeerd op het minimumaantal deelnemers. Als zich meer mensen melden, dan worden er geen meerkosten in rekening gebracht. Dan wordt de tocht voor iedereen goedkoper. Dat voordeel is geheel voor de deelnemers. Het is dus aantrekkelijk om zelf ook een beetje te werven voor je tocht en daarvoor extra informatie toe te voegen aan de tochtpagina. Het maximumaantal wordt vanwege de veiligheid strak gehandhaafd.

Juridisch zijn er wel enkele verschillen met het boeken van een reis bij een Nederlandse touroperator of een reisbureau. Zo zijn deze organisaties sinds 2014 bijvoorbeeld wettelijk verplicht om een garantiefonds (zoals de ANVR-garantie) te hebben, waaruit reizigers schadeloos gesteld kunnen worden bij faillissement van de touroperator of een hotel, repatriëring in geval van rampen of binnenlandse onlusten. Verder is een Nederlandse touroperator verplicht voor alternatieven of schadeloosstelling te zorgen als bijvoorbeeld een geboekt hotel afbrand. Dat soort garanties krijg je niet als je als groep direct bij een buitenlands gidsenbureau boekt. Voor de meeste toerskiërs is dat een overzienbaar risico. De meeste van onze deelnemers kennen de gidsen ook al. Je boekt in de meeste gevallen alleen een gids en het gidsenbureau zal bij ziekte o.i.d. altijd een andere gids zoeken. Als er een hut afbrandt, zal hoe dan ook een alternatief gezocht moeten worden, en zal in de meeste gevallen het weekprogramma daarop moeten worden aangepast door een andere hut te zoeken.

Er staat een berggids voor je klaar

Het gidsenbureau reserveert de hutten en zorgt dat er een erkende en enthousiaste UIAGM-berggids voor je klaar staat op het ontmoetingspunt. Ook als het weer tegenzit, het lawinegevaar hoog is, de deelnemers niet genoeg conditie hebben of er een hut afbrandt, zal hij proberen er toch nog een mooie toerskitocht van te maken. Dat is voor veel toerskiërs de beste garantie die ze zich kunnen wensen. Als Nederlander tuf je immers niet zo maar elke week even op en neer naar de Alpen.